STRUKTUR ORGANISASI DAN RENTANG MANEJEMEN

A. Pengertian Arti Definisi Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.

B. 4 Elemen Struktur Organisasi

Empat elemen dalam struktur organisasi yaitu :
1. Adanya spesialisasi kegiatan kerja
2. Adanya standardisasi kegiatan kerja
3. Adanya koordinasi kegiatan kerja
4. Besaran seluruh organisasi.

Struktur organisasi merupakan alat untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuannya. Struktur organisasi dapat memiliki pengaruh yang besar pada anggotanya. Pengaruh struktur organisasi terhadap kepuasan dan kinerja karyawan mengarah pada suatu kesimpulan yang sangat jelas. Struktur organisasi menjelaskan bagaimana tugas kerja akan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal.

Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan. Hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian ataupun posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi Kerangka kerja organisasi disebut sebagai desain organisasi (organizational design). Bentuk spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan struktur organisasi (organizational structure).

C. Faktor- faktor yang mempengaruhi struktur organisasi

Banyak faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi. Ernie (2006), menyatakan ada 4 (empat) faktor yang mempengaruhi struktur organisasi antara lain:
o Strategi Organisasi
Strategi organisasi dibuat sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan maka struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Maka, jika terjadi perubahan pada strategi organisasi akan berdampak pula pada perubahan struktur organisasi.

o Skala Organisasi
Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor diantaranya adalah dari jumlah penjualan, pangsa pasar hingga jumlah tenaga kerja. Organisasi yang berskala besar artinya organisasi tersebut barangkali memiliki berbagai cabang diberbagai daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luas, dengan demikian memiliki tenaga kerja yang juga tidak sedikit. Tapi walaupun tanpa cabang, organisasi dapat dikatakan berskala besar jika tenaga kerja yang ada berjumlah ribuan seperti pabrik-pabrik garmen penghasil produk-produk konveksi. Organisasi yang berskala besar karena ruang lingkup aktivitasnya yang luas maka memerlukan pendelegasian wewenang dan pekerjaan sehingga dalam mendesain struktur organisasinya pun perlu mempertimbangkan berbagai faktor yang terkait dengan aktifitas yang luas tersebut. Sedangkan organisasi berskala kecil biasanya memiliki jumlah tenaga kerja yang sedikit karena pangsa pasar yang mungkin masih sedikit, jumlah penjualan atau produksi yang juga sedikit. Organisasi yang berskala kecil biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan pekerjaan.

o Teknologi
Faktor teknologi yang dimaksudkan disini adalah terkait dengan cara bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. Selain itu juga, faktor teknologi terkait dengan penggunaan alat-alat bantu dalam sebuah organisasi.

o Lingkungan
Lingkungan yang dinamis menuntut organisasi juga untuk menyesuaikan diri secara dinamis. Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi juga termasuk dalam penentuan struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untuk selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang senantiasa berubah. Sebaliknya, lingkungan yang cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur organisasi.

D. Fungsi struktur organisasi

Fungsi struktur organisasi yaitu :
Kejelasan Tanggung Jawab. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan.

1. Kejelasan Kedudukan. Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada seseorang.
2. Kejelasan Uraian Tugas. Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.
3. Kejelasan Jalur Hubungan. Dalam rangka pelaksaan tugas dan tanggung jawab setiap karyawan atau pegawai dalam sebuah organisasi, maka dibutuhka kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur, sehingga jalur penyelesaian pekerjaan akan semakin efektif dan dapat saling menguntungkan.

Pola dasar struktur organisasi sebaiknya tersusun relative permanen, artinya tidak perlu selamanya mengalami perubahan. Dalam aktivitas yang dilakukan harus ada jaminan fleksibilitas, artinya aktivitas itu senantiasa dapat diperluas jangkauannya, namun pola dasar struktur organisasi tidak perlu mengalami perubahan. Yang perlu mendapat perhatian dalam mengisi struktur organisasi adalah manusia yang memiliki kompentensi yang sesuai dengan jenis tugas dalam bagian-bagian tugas atau pekerjaan pada struktur tersebut. Penggolongan aktivitas dalam struktur dapat kita bagi menjadi empat unsur :
a)unsur pimpinan
b)unsur pembantu pimpinan
c)unsur pelakasana tugas pokok
d)unsur pelaksana tugas-tugas fungsional

E. Elemen Struktur Organisasi

Dalam striktur Organisasi terdapat enam elemen kunci yang harus dipertahankan dalam menyusunnya. Berikut elemen yang dimaksud yaitu :
1. Spesialisasi Pekerjaan
Tugas tugas dalam struktur organisasi kerap dibagi-bagi kedalam beberapa pekerjaan tersendiri sesuai dengan spesialisasinya.

2. Departementalisasi
Elemen struktur ini sebagai dasar yang digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Elemen ini dapat berupa proses, produk, geografi dan pelanggan.

3. Rantai Komando
Elemen struktur ini merupakan garis wewenang yang membentang dari puncak organisasi ke posisi paling bawah. Elemen ini pun akan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.

4. Rentang Kendali
Elemen struktur ini menunjukan jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.

5. Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Sementara itu Desentralisasi merupakan lawan dari Sentralisasi.

6. Formalisasi
Elmen struktur ini menjelaskan sejauh mana pekerjaan-pekerjaan didalam organisasi dibakukan.

F. Bentuk Bentuk Organisasi

Berdasarkan strukturnya, bentuk organisasi dapat dibedakan atas :
1. Organisasi garis
Organisasi garis diciptakan oleh Henry Fayol . Ciri-ciri organisasi garis, sebagai berikut :
1. Jumlah karyawan sedikit
2. Pimpinan dengan karyawan saling mengenal dan dapat berhubungan setiap hari kerja
3. Masing-masing kepala unit mempunyai wewenag dan tanggung jawab penuh atassegala bidang pekerjaannya
4. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan
5. Pucuk pimpinan dipandang sebagai sumber kekuasaan tunggal
6. Tingkat spesialisasi belum terlalu tinggi
7. Organisasinya kecil.

2. Organisasi garis dan staf
Organisasi garis dan staf diciptakan oleh Harrington Emerson. Organisasi ini mencakup kelompok-kelompok orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi, yaitu :
a. Orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang digambarkan dengan garis atau lini.
b. Ornag yang mengerjakan tugas berdasarkan keahlian.

Ciri-cirinya :
1. Organisasinya besar dan bersifat kompleks
2. Jumlah karyawan banyak
3. Hubungan antara atasan dan bawahan tidak bersifat langsung
4. Pimpinan dan para karyawan tidak semuanya saling mengenal
5. Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan dipergunakan secara maksimal.
6. Kesatuan perintah tetap diperintahkan
7. Terdapat dua kelompok wewenang yakni wewenang lini dan wewenang staf ;
Wewenang lini adalah yang dapat / harus merealisasi tujuan organisasi secara langsung.
Wewenang staf adalah karyawan yang tidak dapat merealisasitujuan perusahaan secara langsung tetapi hanya memberikan bantuan pelayanan.

3. Organisasi Fungsional
Organsasi fungsional adalah organisasi yang mendasarkan pembagian tugasnya serta kegiatannya pada spesialisasi yang dimiliki oleh pejabat-pejabatnya.

Ciri-ciri organisasi fungsional :
1. Setiap pimpinan dapat memberikan perintah kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungan dengan fungsi atasan tersebut.
2. Tanggung jawab pelaksanaan kepada lebih dari satu pimpinan
3. Pembagian tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan
4. Spesialisasi para karyawan dapat dikembangkan dan digunakan secara optimal
5. Bawahan akan menerima perintah dari berapa orang atasan
6. Koordinasi antara karyawan yang menjalankan fungsi yang sama mudah, karena masing-masing sudah mempunyai pengertian yang dalam mengenai bidangnya.

4. Organiasi komite/panitia
Organisasi komite adalah bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite/dewan/board dengan pluralistic maajemen.

G.  PEMBAGIAN KERJA

Pembagian kerja merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu perusahaan.

Pembagian kerja tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam perusahaan. Pada hakikatnya, pembagian kerja merupakan bahan baku dasar dalam pengelolaan sumberdaya manusia di organisasi, dimana suatu jabatan dijelaskan dan diberikan batasan.

Menurut Hariandja (2002) pembagian pekerjaan merupakan pernyataan tertulis yang menggambarkan tugas – tugas, wewenang, tanggung jawab, dan kondisi kerja serta aspek – aspek lain dari sebuah pekerjaan yang biasanya ditulis dalam bentuk cerita.

Pembagian kerja akan memberikan ketegasan dan standar tugas  yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut. Pembagian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Pembagian kerja yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan menjadi tidak beres. Disinilah letak pentingnya peranan pembagian kerja dalam setiap perusahaan atau organisasi (Hasibuan,  2007).

Manfaat pembagian kerja untuk menentukan:

1.    Ringkasan pekerjaan dan tugas-tugas (job summary and duties) 

2.    Situasi dan kondisi kerja (working condition) 

3.    Persetujuan (Approvals)

I. DEPARTEMENTALISASI

1    Pengertian Departementalisasi

Departementalisasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan. Beberapa bentuk departementalisasi sebagai berikut :
1. Fungsi
2. Produk atau jasa
3. Wilayah
4. Langganan
5. Proses atau peralatan
6. Waktu
7. Pelayanan
8. Alpa – numeral
9. Proyek atau matriks

KOORDINASI

Adalah proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien

Koordinasi penting bagi manajer karena melakukan secara bersamaan hal- hal sbb :

a)      Membagi pekerjaan secara spesialisasi dan departementalisasi agar tercapai produktifitas dan effisiensi tinggi.

b)      Mengkoordinasikan bermacam-macam kegiatan yang ada dan telah effisien dan produktif itu agar tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

Tanpa koordinasi maka mereka akan memaksimalkan effisiensi bidang mereka tanpa perduli bagian lain.

3 Macam Ketergantungan

•         Saling ketergantungan yang menyatu

•         Saling ketergantungan yang berurutan

•         Saling ketergantungan timbal-balik

Masalah Dalam Koordinasi

•         Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu

•         Perbedaan dalam orientasi waktu

•         Perbedaan dalam orientasi antar waktu

•         Perbedaan dalam formalitas struktur

3 Pendekatan

•         Teknik manajemen dasar

•         Meningkatkan koordinasi potensial

•         Mengurangi kebutuhan akan koordinasi

RENTANG MANAJEMEN

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif

Penentuan rentang yang tepat

•         Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka.        Jika terlalu banyak anak buah maka ,anak buah akan semakin kurang terkontrol dan kurang arahan.   Kalau terlalu sedikit maka ,manajer yang kurang dimanfaatkan tenaganya dan para bawahan terlalu diawasi.

•         Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi.      Jika rentang terlalu sempit, yaitu anak buahnya sedikit, maka organisasi jadi terlalu tinggi dan berjenjang sehingga efiktifitas manajer ditiap tingkatan akan terpengaruh.

Jika anak buah merasa frustasi dan ada kecurangan maka dapat disimpulkan bahwa rentang organisasi terlalu lebar, jadi tak effisien dan banyak tenaga yang tak termanfaatkan dengan baik.

Pendekatan Graicunas

•         Dalam memilih suatu rentangan, manajer harus mempertimbangkan tidak hanya hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan yang diawasi tetapi juga hubungan mereka dengan bawahan dalam kelompok dua atau lebih.

•         Rumus:                        R=n{2^(n-1)+(n-1)}

            dalam hal ini:

            * R : jumlah hubungan

            * n  : jumlah bawahan

Pilihan dalam meningkatkan
jumlah karyawan

•         Rentang manajemen naik

•         Hirarki tingkatan manajemen naik

•         Kombinasi keduanya

Menurut Lockheed‘s tujuh faktor yang mempengaruhi manajer dalam penentuan rentang manajemen adalah :

1)      Kesamaan fungsi diawasi: sejauh mana fungsi atau tugas bawahan yang manajer bertanggung jawab adalah sama atau berbeda.

2)      Kedekatan geografis fungsi diawasi: seberapa dekat terletak kepada pengelola fungsi atau bawahan.

3)      Kompleksitas fungsi diawasi: sifat fungsi atau tugas yang bertanggung jawab manajer.

4)      Arah dan kontrol yang diperlukan oleh bawahan: derajat pengawasan yang dibutuhkan bawahan.

5)      Koordinasi yang diperlukan pengawas: sejauh mana manajer harus mencoba untuk mengintegrasikan fungsi atau tugas dalam subunit atau di antara subunitdan bagian lain dari organisasi.

6)      Perencanaan yang diperlukan pengawas: sejauh mana manajer harus meninjau program dan kegiatan subunit nya.

7)      Bantuan pada atasan atas adanya organisasi : berapa banyak membantu dalam hal asisten dan personil pendukung dapat diandalkan manajer.

Pertimbangan ekonomis sebagai hal terpenting dalam penentuan rentang manajemen adalah :

Semakin lebar rentang manajemen maka biaya untuk manajer menurun dan biaya untuk aktivitas operasional meningkat dan sebaliknya.

Semakin sempit rentang manajemen maka biaya untuk manajer meningkat dan biaya untuk aktivitas operasional menurun.

http://www.organisasi.org/1970/01/pengertian-struktur-organisasi-serta-empat-elemen-di-dalamnya-ilmu-pengetahuan-ekonomi-manajemen.html
http://www.anneahira.com/struktur-organisasi.htm
http://aditiaa.blogspot.com/2009/03/koordinasi-dan-rentang-manajemen.html